Systeemi

Olin ollut viikon pois töistä sitkeän flunssan takia. Kun palasin töihin, minun piti ensimmäiseksi selvittää, kuka oli pitänyt minkäkin ryhmän tunnit, ja kuinka pitkälle sijaisopettaja oli ehtinyt edetä antamieni ohjeiden mukaan. Varsinaista sairaslomasijaista ei ehditty ainakaan ensimmäisiksi päiviksi palkata, vaan koulun muut opettajat pitivät tuntejani hyppytunneillaan tai oman tuntinsa ohella. Joku lukuisista sijaisistani lähetti raporttinsa wilman kautta, ja joku oli jättänyt nipun papereita lokerooni. Joistakin ei kuulunut mitään.

Menin kansliaan kysymään, kuka oli pitänyt maanantain tuntini. Yllätyin, kun kansliassa ei ollutkaan sama henkilö kuin yleensä, vaan toinen henkilö, joka oli ollut puolitoista vuotta pois koulustamme. Tänään hän oli palannut töihin.

Yllätyin vielä enemmän, kun ensimmäistä päivää töissä oleva henkilö löysi oitis oikean mapin ja sieltä paperin, johon toinen henkilö oli viime viikolla kirjannut, kenet oli nakitettu sijaistamaan mitäkin tuntia. Hän kehotti minua ottamaan siitä itselleni kopion. Otin kopion, palautin alkuperäisen paperin oikealle paikalleen ja lähdin etsimään puuttuvia sijaisten raportteja.

Harvoin tulee mieleen yllättyä siitä, että systeemi toimii juuri niin kuin sen pitäisikin toimia, mutta tänään kävi niin. Sijaistuntien kirjanpito on suunniteltu niin selväksi, että puolitoista vuotta muualla ollut työntekijä tiesi heti, mistä mapista paperia pitäisi etsiä. Ja hänen viimeviikkoinen edeltäjänsä noudatti systeemiä, kun kirjasi sijaisjärjestelyt ja laittoi paperin oikeaan mappiin. Tässä olisi ollut ainekset tavanomaiseen emmävaantiijä-mäolenekaapäiväätöissä-sekoiluun, mutta mitään ei seonnut.

Tällainen systeemi tarvittaisiin myös niihin asukas- ja muihin yhdistyksiin, joiden toiminnassa olen ollut mukana. Pahin pelkoni on, että yhdistyksen toiminta riippuu kriittisesti yhdestä henkilöstä, joka on ainoa, joka tietää, mistä mikäkin löytyy. Jos tämä yksi henkilö muuttaa toiselle pallonpuoliskolle tai sairastuu yllättäen, seuraajan on mahdotonta jatkaa sujuvasti siitä, mihin avainhenkilö lopetti.

Pelkään pahasti olevani korvaamaton avainhenkilö parille pikkuyhdistykselle. Tavoitteeni on luoda näiden yhdistysten toiminnalle niin selkeä systeemi, että kuka tahansa kiinnostunut pystyy jatkamaan toimintaa eteenpäin sitten, kun minä en enää jatka. (Vaikeampi ongelma on löytää se kuka tahansa kiinnostunut.)

Minusta henkilö, joka tekee itsensä korvaamattomaksi työpaikallaan tai luottamustoimissaan, toimii vastuuttomasti. Organisaatiolla täytyy olla varasuunnitelma, jos avainhenkilölle sattuu jotain ikävää. Suurin urotyö, jonka voi työpaikkansa hyväksi tehdä, on organisaatiouudistus, jossa ei ole korvaamattomia avainhenkilöitä vaan ymmärrettävästi toimiva systeemi. Tietenkään kuka tahansa ei voi ryhtyä yhden päivän varoitusajalla toimitusjohtajan sijaiseksi, mutta tärkeintä on, että edes joku voi.

Korvaamattomia voimme olla vain perheenjäsenille ja ehkä ystäville. Jos työpaikalle ei voida hankkia sijaista tai seuraajaa, systeemissä on vikaa.